Siirry pääsisältöön

Tiedätkö tiedosta?

Viime vuosina olen kouluttanut ja sparrannut runsaasti tiedosta, tiedonhallinnasta ja GDPR:stä. Näkökulmat ovat vaihtuneet toiminnan kehittämisestä prosessien tehostamiseen – ja tietysti teknologiaan. Tiedonhallinnosta herää monia kysymyksiä, joista tavallisempia ovat turvallinen tiedonhallinta ja tietosuoja. Mutta tiedätkö sinä organisaatiosi osalta

  • missä dataa on, minkälaista ja kuinka paljon – onko dokumentoitu ja ajan tasalla?
  • mistä se muodostuu ja kenelle sitä luovutetaan tai mikä kulkee järjestelmien välillä?
  • integraatiot ja manuaalinen tiedonvaihto järjestelmien välillä?
  • missä prosesseissa käytetään mitä järjestelmiä?

Ongelmaksi muodostuu, että asiaa ei ole dokumentoitu – alkaen tietojärjestelmäsalkusta. Tietojärjestelmäsalkku pitäisi olla monen roolin työkalu joka talossa. Usein esitän ensimmäisenä kysymyksen: montako järjestelmää teillä on talossa? Jos organisaatiossa ei tiedä järjestelmien määrä täsmällisesti, miten inventaario tiedonkaan osalta voidaan tehdä?

Mitä tietoa organisaatiossanne löytyy?

Tänä päivänä tiedolla johdetaan ja kiinnostus siihen mitä asiakkaat ja omat prosessit tekevät pitää löytyä. Vai onko jossain kenties hukkaa/turhaa tietoa tai peräti hyödyntämätöntä tietoa? Toiminta, järjestelmät ja tieto pitää kuvata toiminnan kehittämiseksi.

Projekteissani ei ole ollut tavatonta, että organisaatioon on ostettu järjestelmä, jota ei ole käytetty tai sen käyttöönotto on jäänyt puolitiehen syystä tai toisesta. On myös ostettu järjestelmä, vaikka lähes samankaltaista toista järjestelmää käyttää toinen osasto. Järjestelmähankinnat sitovat voimia ja resursseja, lohkaisevat siis ison osan budjetista.

Kuitenkaan emme usein tiedä tarkkaan mitä tietoa meillä on ja miten sitä käytetään eri prosesseissa. Tässä kohtaan voisi myös kysyä, onhan sopimussalkku myös kunnossa ja tiedäthän mitä sieltä katsoa versus järjestelmäsalkku? Kustannuspuolesta voisi kirjoittaakin sitten toisen blogin :D

Julkiselle sektorille tulossa velvoitteita

Julkisella sektorilla ja julkisoikeudellista palvelua tarjoavilla organisaatioille tulee vuoden vaihteessa lisää velvollisuuksia. Uusi tiedonhallintalaki velvoittaa julkiset kuvaamaan asioita, joista tässä blogissa puhun.

Olen huolissani myös yrityssektorista, koska velvoittavaa samanlaista lakia ei ole. Niin julkisella kuin yksityisellä puolella  (puhumattakaan kolmannesta sektorista) löytyy kaikenkokoisia organisaatioita, joissa ko. asia on hyvin hallussa tai ei ollenkaan plus kaikkea siltä väliltä. Tähän työhön pitäisi saada koko talo mukaan.

Älä jätä tiedonhallintaan liittyvää työtä pelkästään IT:lle, juristeille tai talon johtoryhmälle. Ja hoi johtoryhmät, tämä on myös tie digitalisaation seuraavalle portaalle. Tiedonhallinta kuntoon joka talossa!

Jarkko Koivuniemi
organisaatio- ja teknologia-asiantuntija

Jarkko Koivuniemi

Taustani on teknologiassa ja koulutuksessa. Olen kouluttanut, sparrannut ja konsultoinut erikokoisissa yrityksissä ja organisaatioissa. Monialaosaaja mm yritysarkkitehtuurin puolelta, tietoturva ja -suoja-asiantuntijuudessa. Yli 20 vuoden kokemus teknologiasta, kumppaneinaan mm Microsoft ja Adobe.
Nykyään kutsua ammattipuhujaksi.

Pidän uusista työvälineistä ja teknologian tuomista innovaatioista, mutta ihmiset ja yleisö ensin. Yrittäjä isolla yyllä. Intohimona muunmuassa golf, amerikkalainen jalkapallo, perhe ja kokkaus.

Vahtuuteni
- monimuotoinen kokemus liiketoiminnasta teknologiaan
- vahva puhuja monella tasolla, asiantuntemuus edellä
- toimitusjohtajana yli 20 vuotta
- mielenkiinto uusiin työkaluihin ja toimintamalleihin
- digitalisti
- kyky nähdä liiketoiminnan ja IT:n toiminta kokonaisuutena

×
Back To Top